20 Herramientas de Administración del Tiempo Que No Usas—Y Deberías

🕔 octubre 28, 2018

Remontémonos al 1950.

En ese entonces, los calendarios lo teníamos en nuestro escritorio.

Dependíamos de un papel para tomar notas —y de un rezo para que no se pierda.

Y de nuestras memorias para recordar las cosas…

Hoy en día, gracias a la tecnología, un dispositivo puede ayudarte dramáticamente en el proceso de gestionar tu tiempo.

Para que aproveches esta era, te traigo algunas herramientas de administración del tiempo que pueden ayudarte a ahorrar hasta 5 horas de tu semana.

Herramientas De Administración Del Tiempo Para Proyectos Y Colaboraciones

Trello

Actualmente me encuentro en una transición de mi gestor de proyectos principal. Utilizaba Asana (la #2) pero estoy moviendo a Trello.

Trello es una aplicación súper popular y es conocida por su aspecto visual y la jerarquía de tareas con la que opera.

Básicamente, cada tarjeta o tarea es parte de una lista, y dicha lista es parte de un tablero, y dicho tablero es parte de un equipo.

A cada tarjeta o tarea, puedes atribuirle checklists, fechas límites, asignaciones o archivos adjuntos.

Esto hace de Trello una poderosa herramienta de administración del tiempo en dónde puedes tener tus actividades personales y profesionales en un solo lugar.

Parte de sus configuraciones avanzadas incluye los llamados Power-Ups que te permiten activar varias funcionalidades—como calendarios o integraciones con Google Drive y Zapier .

Puedes usar Trello de froma gratuita haciendo click aquí, o puedes optar por el Plan Gold que te permiten usar +1 Power-Up y otros beneficios.

Asana

A nivel de equipos, incluyendo grandes empresas, Asana es una de las herramientas de gestión del tiempo y proyectos más utilizadas.

Empresas como Airbnb, General Electric, Redbull e incluso la NASA la utilizan para gestionar sus proyectos.

Lo bueno es que es totalmente gratis para equipos de hasta 15 personas, y muchas personas lo usan para llevar registro de sus objetivos y metas personales.

Aunque es una buena herramienta, la interfaz visual de Trello (en mi opinión) es más fácil de entender, especialmente si usas para tus propias tareas.

Basecamp

Aunque esta alternativa no es la más conocida, fue una de las primeras herramientas de administración del tiempo desarrolladas en el 2004.

Hoy cuenta con casi 3,000,000 de cuentas registradas.

Sin embargo, afirman que se diferencian de su competencia porque incluyen funcionalidades como comunicación interna, documentación, almacenaje de archivos y listas de quehaceres para manejar proyectos.

Me gusta de Basecamp que además de separar las cosas por proyectos, puedes separar las tareas y los miembros del equipo por departamento.

 

Es particularmente útil para negocios ya que su versión de prueba es solo de 30 días y el precio es de $99/mes.

MeisterTask

MeisterTak es una herramienta principalmente diseñada para la delegación de tareas. La misma ofrece la posibilidad de organizarlo todo de forma visual y separar las tareas por projectos y subproyectos.

A dichas tareas puedes agregar comentarios, notificaciones, archivos y etiquetas para que todo se maneje de un mismo lugar y no haya confusiones.

También incluye un time tracker para llevar el registro de lo que ha hecho cada persona y el tiempo que le ha tomado en cada tarea.

Tiene disponible una versión gratuita limitada y puedes optar por el plan pago para automatizar ciertas tareas y habilitar la integración con otras aplicaciones.

Herramientas De Administración Del Tiempo Para Listas Y Priorización De Tareas

Any.do

Recomiendo esta aplicación por que es la que he usado durante el último año.

Tiene su propia aplicación movil y web para que puedas sincronizar tus tareas desde cualquier lugar sin ningú problema.

Su interfaz sencilla de usar en conjunto con la forma en la que te recuerda las tareas son algunas una de las razones por las que he optado por usarla:

Cada tarea interrumpe lo que sea que estés haciendo, y no solo eso…

Puedes marcarla como hecho o postergar la tarea para ser recordado nueva vez si aún no la has concluido.

Me encanta utilizarla para recordatorios diarios—como beber agua, ejercicio, cepillarme—y anotar los detalles de cualquier tarea personal pendiente—ir al supermercado y la lista de compras, por ejemplo.

Una aplicación altamente recomendada.

Todoist

Todoist es la maestra de los to-do-lists (de hecho, solo tienes que quitarte la L….)

Muy malo. Lo sé.

En fin, es bien parecida a Any.do, pero debo admitir que tiene un una interfaz más sencilla e intuitiva en comparación con esta.

Es una herramienta versatil y puede ser útil para uso individual como también para grandes empresas—corporaciones como Google y Apple, y universades como el MIT la utilizan.

Otras de las características interesantes es el agregar un nivel de prioridad a cada tarea—así te aseguras de abordar las tareas más importantes primero.

Tienen una versión muy económica de tan solo $US2.5/mes por usuario que puedes ser asequible para cualquiera.

Remember The Milk

Como su nombre lo dice, esta aplicación te promete que no se te olvidará la leche nunca más (o cualquier otra cosa que debas recordar).

Fue diseñada para los olvidadizos. Se asegura 100% que no se te olviden las tareas recordándotelo, literalmente, en todo los lugares posibles.

Puedes configurar recordatorios de ciertas tareas, sincronizarlas con tu dispositivo móvil y tu computador, y ser recordado vía Gmail, Outlook, Twitter, Skype, etc.

Ahí si que no tienes excusas para decir, «se me olvidó.»

Wunderlist

Herramienta  adquirida por Microsft en 2015. Útil para planear tus actividades, sea un viaje a las Bahamas, o una simple salida a cenar.

Wunderlist te mantendrá pendiente de tus tareas y actividades en cualquier dispositivo—desde Android y Windows hasta Chrome o un reloj inteligente.

Al igual que las demás, puedes agrupar las tareas en diferentes carpetas, agregar comentarios, recordatorios, notas, fechas límites e incluso imprimir con tus listas con tan un solo botón.

Una especificación que me encontre particularmente interesante es el poder reenviar un correo a Wunderlist y transformarlo en una tarea automáticamente.

Nada mal, ¿verdad?

Herramientas Para Enfocarte Complementate En Una Actividad

Focus Booster

Focus booster es una aplicación que se basa en la técnica de Pomodoro para evitar la procrastinación y concentrarse en una única tarea por un periodo de tiempo determinado.

El periodo de tiempo suele ser de 25 minutos enfocado y 5 minutos relajado, pero puedes fácilmente modificarlo a tu gusto.

Tiene unas 20 sesiones gratuitas por mes y para tener sesiones ilimitadas debes pagar $5/mes.

Este plan es útil para freelancers y consultores porque además de sesiones ilimitadas te permite gestionar tus ingresos y tus clientes, todo en una interfaz.

Forest

A la primera persona que escuché hablar sobre Forest fue a Thomas Frank de College Info Geek, un YouTuber famoso en temas de productividad estudiantil.

La peculiaridad de esta aplicación es que se basa en el principio de gratificación instantánea—nuestro deseo de ejecutar una actividad y ser recompensado de inmediato.

Funciona como un juego. Cada vez que te enfocas por un periodo de tiempo plantas un árbol virtualm, y mientras mas te enfocas más crecerá el mismo.

También sucede al contrario, si pierdes el enfoque en el tiempo dado el árbol irá muriendo.

No quieres que eso pase, ¿verdad?

Poco a poco puedes ir fortaleciendo tu «músculo de enfoque» y sin darte cuenta en poco tiempo tendrás un bosque virtual del cual estarás orgulloso.

Herramientas Para Llevar Registro De Tu Tiempo—Y Saber En Qué Lo Desperdicias

Rescue Time

Si trabajas en un computador, sabes lo tentador que es comenzar a distraerse con Facebook, YouTube o cualquier pendejada que te pase por la mente.

Rescue Time es de esas crueles aplicaciones que te dice la verdad.

Es una extensión de Chrome y una aplicación que simplemente puedes instalar en tus dispositivos y medirá tu productividad cada segundo del día.

Te enviará un reporte al final de la semana para mostrarse en qué exactamente estás gastando tu tiempo y cuando tiempo estás pasando en cada aplicación o página web que visitas.

También puedes establecer objetivos—no más de 3 horas en YouTube, por ejemplo—y después de configurarla, esta aplicación te dirá si la cumpliste o no sin tener que ponerle un dedo.

Toggl

En vez de reportar el tiempo para autoevaluarnos como la anterior, Toggl se utiliza para llevar el tiempo de trabajo de un equipo en una organización de forma automática.

Puedes fácilmente sincronizar esta herramienta con gestores de proyectos como Asana y Basecamp (los que ya mencionamos arriba). Y una vez configurado es cuestión de seleccionar una tarea y darle a Play.

Incluye la habilidad de «presupuestar» tu tiempo y posteriormente verificar que tanto te alineaste a lo planificado.

Puedes detectar inmediatamente que te está tomando más tiempo de lo que pensabas que tomaría y planificar mejor la próxima vez.

La mayoría de estas especificaciones vienen en el plan gratuito, pero para reportes avanzados y añadir personas a un equipo necesitarás planes pagos.

Toptal Tracker

Toptal es una de las plataformas freelance que se tomó la molestia de hacer un software para registrar el tiempo de forma gratuita 100%.

No solo eso, también se asegura de hacer reportes fáciles de entender y de que la privacidad del trabajador esté protegida—cero capturas de pantalla ni nada por el estilo.

Útil para freelancers, gerentes y equipos de cualquier tamaño.

And.Co

No hay una sola oportunidad que tenga para mencionar a And.co que no lo haga. Lo hice en 12 Aplicaciones Para Administrar Tu Negocio (Cómodamente) y lo haré en esta.

Una de las tantas funcionalidades que tienes esta herramientas es la de registrar el tiempo, el cual puede ser asignado a un proyecto en específico.

Si eres freelancer, trabajas desde tu casa o tienes un negocio que ofrece servicios, estás en falta si todavía no la has instalado.

Puedes ver el review completo aquí.

Herramientas Útiles Para Ahorrarte Tiempo

LastPass

Cuando usas las aplicaciones en un celular, el mismo te mantiene registrado en todo momento en cada una de las aplicaciones que utilizas.

Pero cuando estás en un computador, puede ser fácil tener docenas de contraseñas—y si eres como yo, con una diferente para todo, es fácil olvidarlas y perder el tiempo buscándolas.

Para eso existe LastPass, una aplicación que se asegura de aglomerar todas tus contraseñas en una sola contraseña maestra.

Con su base de datos encriptada se asegura que no haya riesgos de seguridad y puedes configurar ciertas opciones avanzadas (como desactivar la contraseña maestra cada día) para hacerla más segura todavía.

Pudiera paracer insignificante, pero de minuto a minuto puedes ahorrarte una buena parte de tu tiempo con esta aplicación.

Zapier

Zapier es la reina de la automatización y comunicación entre aplicaciones web.

Con +1,000 aplicaciones en su base de datos, puedes hacer un montón de cosas locas.

Desde sincronizar Gmail con tu gestor de proyectos o una página de Facebook con un documento de Excel, Zapier te permite conectar (casi) cualquier aplicación para automatizar (casi) cualquier cosa.

¿Lo mejor de todo?

Es completamente gratis para tareas personales y conexiones 1-a-1.

Si quieres hacer conexiones más avanzadas y tener soporte cotinuo, los planes inician desde $20/mes.

IFTTT

IFTTT es una alternativa para Zapier.

De hecho, esta herramienta salió primero, pero no ha logrado tener tanto éxito como Zapier.

Particularmente porque esta se trata de una aplicación que se creó para ser gratuita y sin planes premium.

Pero esto no la hace menos poderosa.

Aunque la base de datos de aplicaciones no sea tan grande, es prácticamente igual de efectiva que lsu alternativa.

Herramientas Para Que No Se Te Escapen Las Ideas

Evernote

¿Cuántas notas en papel se te han perdido en el tiempo que llevas de vida?

¿Notas que probablemente llevaban un mensaje importante que hoy no sabes que existen o ideas que se han esmufado?

Si ese es tu caso, Evernote puede ser la herramienta que te permita organizar tus notas y que nuncas más pierdas información o ideas valiosas.

En esta puedes crear múltiples categorías y las notas no se limitan a textos.

Puedes ponerte creativo y añadir manuscritos, imágenes, páginas web y cualquier otro archivo adjunto que se te ocurra.

Es una forma efectiva de mantener tus ideas organizadas en un solo lugar.

Google Keep

Una alternativa para Evernote. Especialmente para los usarios de Android. (Sí, esta es la que uso.)

Puedes utilizar colores glamurosos o imágenes para hacerlo más interactivo, pero es más que suficiente si quieres mantener las cosas simples y sencillas.

Además, es de Google y sé que es muy probable que Google mantenga todo de forma gratuita…para siempre.

Si No Te Quieres Complicar La Vida Mantente Con…

Google Calendar

Si quieres mantener las cosas sencillas y no quieres volverte loco con todas las herramientas de administración del tiempo que te he mencionado…

Puedes simplemente limitarte a utilizar tu calendario de Google para administrar tus proyectos y tareas personales.

Tiene una versión para desktop que puedes acceder desde calendar.google.com que se autosincroniza con tu celular.

Puedes usarla para añadir tareas, proyectos, cumpleaños, objetivos o eventos al calendario y las notificaciones de Google se encargarán del resto.

Puedes trabjar en ella sin conexión y lo que me gusta, como es común de google, es su interfaz sencilla sin muchos colores y minimalista.

Claro que tienes la opción de añadir colores y todo lo que quieras, pero de manera predeterminada, no puede ser más sencillo de ahí.

Conclusión: 20 Herramientas de Administración del Tiempo Que No Usas—Y Deberías

Estas son solo algunas de las herramientras de administración del tiempo. Existen un montón de aplicaciones más, pero estas son las mejores.

Con una que tomes de cada categoría puedes comenzar a ahorrarte hasta 5 horas a la semana de tiempo perdido.

Instala las que más te llamen la atención y me cuentas que tal te fue.