And Co: Review De La Herramienta Soñada De Todo Freelancer

🕔 diciembre 5, 2023

And Co es un software diseñado particularmente para freelancers y pequeñas agencias de servicio. Este fue creado con la intención de manejar todos—literalmente todos—los aspectos de negocio involucrado en un trabajo freelance.

Esto es:

• Propuestas
• Contratos
• Facturación
• Registro de Gastos
• Registro del Tiempo
• Gestión de Tareas
• Pagos

Todas, cosas que aunque no estén relacionadas con nuestra profesión como tal, debemos de hacer constantemente para sobrevivir como freelancers.

Veamos cada una con más detalles.

Lo Que Nos Promete And Co

And Co aclama ser «Todo lo Que Tu Negocio Necesita.»

Y estas son, en 6 breve párrafos, algunos de los beneficios que nos promete el software.

1. Crear contratos ‘bellos’ (sí que lo son) y personalizables.
2. Registrar y visualizas gastos.
3. Crear y enviar facturas personalizadas a tus clientes.
4. Conectar el software con tu cuenta bancaria.
5. Aceptar pagos online y recibir alertas cuando tu cliente las vea—y las pague.
6. Registrar y visualizar el tiempo para la facturación por tarifa horaria.
7. Cobrar a tus clientes recurrente y automáticamente sin necesidad de facturas.
8. Obtener reportes de gastos, tiempo e ingresos para conocer tu negocio de arriba a abajo.

And Co también ha sido postulada como una de las aplicaciones recomendadas por Apple.

Además de la posibilidad de integrar dicha aplicación con otras aplicaciones importantes como PayPal, stripe, slack, etc.

¿Será que realmente cumplen con todo esto?

La verdad es que cumplen con más que eso.

Veamos el software sección por sección.

And Co: Proceso De Registro

Visita su página principal

Una vez hagas clic en «Start Free«, sea en la sección superior derecha o a lo largo de la página, podrás ver la opción de registrarte vía Facebook o con tu correo electrónico.

Luego de, exigirán información de ti como persona y como negocio.

En otras palabras, tu información personal…

Y detalles de tu negocio—como si eres sólo o tienes un grupo, el idioma, y la moneda que manejas:

¡Felicidades, ya estás registrado! Sí, es así de fácil.

Verás una ventana para habilitar las notificaciones en tu ordenador, pero es completamente opcional. Ni siquiera es necesario confirmar tu correo.

Si decides habilitar, tendrás notificaciones directas a tu explorar de todo lo que veremos adelante.

Si no deseas dichas notificaciones, puedes hacer clic en «Skip the notifications» justo debajo. (Yo detesto las notificaciones en el explorador.)

Interfaz Del Usuario y La Configuración de And Co

Una vez estés dentro del software, podrás ver que caes dentro de la pestaña «My Desk» (o mi escritorio) automáticamente.

‘Tu escritorio’, en pocas palabras, es un resumen de las cosas más importantes de tu negocio.

En este caso, podemos ver las tareas pendientes (en la mitad inferior) y una barra en la parte superior con los ingresos, las facturas y las propuestas pendientes.

Al hacer clic en el botón verde con el signo ‘+’ de la izquierda, podemos ver los diferentes elementos que podemos crear—facturas, gastos, tareas, propuestas, proyectos y suscripciones.

Trataremos cada uno más tarde. Por ahora veamos cada pestaña de la izquierda, en orden descendente.

Pestaña And Co #1: Clientes

En And Co puedes mantener un registro de los clientes para los cuales has trabajado.

No solo eso, puedes tener dentro su información de contacto y documentos para atribuirle luego los gastos o facturas que corresponden a ese cliente.

Dentro de cada clientes, tienes la posibilidad de agregar las tareas y proyectos vigentes que estás ejecutando para él o ella, agregando la fecha límite, los detalles y la recurrencia de ser necesario.

Creo que te está gustando la aplicación ya, ¿no?

Y espera…que aún comenzamos.

Pestaña And Co #2: Propuestas y Contratos

La propuesta no puede ser más fácil de realizar. (De verdad que no.)

Es cuestión de introducir el nombre del proyecto, si será recurrente o no, y si será con una demanda fija o basado en demanda (por hora, por palabra, etc.)…

Si requiere de un pago en adelanto para comenzar el trabajo, puedes agregar esa opción indicando cuánto amerita…

Y decides si es necesario que el cliente firme un contrato ya predeterminado (del que hablamos hace un rato) para comenzar a trabajar contigo.

Nota: el contrato fue diseñado para cumplir con ciertas reglas de los EEUU, pero no hay razón por la cual no apliques para tu situación (a no ser por cuestiones del idioma).

Digamos que seleccionas que sí, ¿que tipo de correo le llegará a tu cliente?

Veamos.

Basado si hayas o no seleccionado adjuntar el contrato y las reglas del juego que hayas indicado…

…podrás ver un una ventana dónde te muestran un diseño preliminar del correo y de cómo lucirá.

Tan sencillo como el proyecto, su alcance, el contrato adjuntado y tu firma. Y ya está.

Sencillo.

¿Sabes lo más divertido de todo?

Sabrás cuando tu cliente lo vio…

Y cuando lo firmó.

Si es necesario que el cliente pague antes de comenzar, y lo hará a través del método de pago que tienes disponble en el software, deberá de pagar para que comiences a trabajar.

¿No este software lo más genial de la bolita del mundo?

Pestaña And Co #3: Proyectos

Una vez que hayas cerrado un contrato a través de la plataforma, verás todos los proyectos pendientes en esta pestaña.

Haciendo clic en el proyecto verás todo lo correspondiente a este, desde las tareas, el registro de tiempo y hasta los términos que acordaron y las facturas correspondientes.

Podrás incluso enviar de forma instantánea las facturas que requieras—incluyendo las del depósito inicial, las del monto completo o cualquiera adicional en base al trabajo que vayas realizando.

Una vez que envíes la factura, el cliente solo dará de un clic que lo llevará a la siguiente ventana para realizar el pago.

Seguridad y facilidad de ambas partes.

…Ah, y descuida. No hay cargos adicionales por transferencia más que los del método que utilicen.

¡Cada vez amo más a And Co!

Pestaña And Co #4: Facturación

Ya vimos como podemos, desde la pestaña de proyectos o de clientes, enviar directamente una factura correspondiente a dicho cliente o dicho proyecto.

Pero las cosas no se detienen ahí.

Podrás confimar, con fecha y hora, si el cliente ya vio la factura, así sabrás como cobrar a un cliente que no quiere pagar y ya vio tu factura.

Con la opción «Record Payment» podrás registrar el pago manualmente si se hizo mediante una vía distinta a las vinculadas a And Co.

También podrás enviar la factura del monto restante (digamos, la segunda mitad o el 60% restante) con la opción «Invoice Remaining» una vez completado el proyecto.

Puedes también reenviar la factura, revisarla y asegurarte de incluir el link correspondiente a la ventana de pago que vimos más arriba.

Si te picó la curiosidad con la opción de demanda («Send demand letter«) se trata de un correo real, un correo físico, que envía And Co a tu nombre (solo necesitas la dirección de tu cliente para esto).

Podrás seleccionar que tan serio quieres que sea:

1. Un recuerdo amigable.
2. Un fuente recordatorio del pago.
3. Una mención de los acuerdos legales del contrato.

Mandarán la carta por ti y solo te cobrarán $US12 por el envío y el manejo…¿Puedes creerlo? Increíble.

Pestaña And Co #5: Suscripciones

Si eres Community Manager, Asistente Virtual, u otra profesión online que constantemente necesite de pagos recurrentes, verás la gloria con esta característica.

Te lo prometo.

Esta es una de mis favoritas. Te permite cargarle un monto recurrente y automático a tu cliente, así no hay excusas de que se le ha olvidado y no tienes por que andar detrás de él cobrándole.

Una vez que él acepte y ponga los datos correspondientes, el pago no parará hasta que concluyan la cantidad de veces que hayas especificado—sea 3 meses, 12 meses o un período indefinido.

A partir de que tu cliente acepte y autorice el pago la primera vez, verás el monto recurrente en tu cuenta, sin falta, como el de una nómina empresarial.

Definitivamente mi característica favorita en And Co.

Pestaña And Co #6: Registro del Tiempo

Sea que cobras por hora de trabajo o solo quieres llevar un registro del tiempo invertido para ver la eficiencia de tu esfuerzo, aquí podrás ver el reporte completo.

De un lado podrás ver cada proyecto y el tiempo transcurrido en este…

Y de otro lado podrás ver un resumen semanal, semana tras semanas, del tiempo dedicado a cada proyecto.

Solo asegúrate que sea trabajo real—y deja el Facebook y el YouTube unos momentos.

Pestaña And Co #7: Ingresos y Gastos

Una vez que tengas todo bajo control y te hayan pagado, podrás ver los ingresos y gastos de cada mes y las respectivas facturas en cada fila.

Cuando llegue el tiempo de recopilar las facturas para los impuestos, tendrás todo en un mismo lugar.

Si tienes la oportunidad de vincular alguna cuenta de banco con la aplicación, podrás olvidarte del mundo y automatizar todo el proceso, viendo los ingresos y gastos en tiempo real.

En general—al menos por lo que puedo ver—, las cuentas de banco que podrás vincular son de banco conocidos.

Aunque afirman tener «miles de bancos» para la vinculación, puede que el de tu país en particular no se encuentre disponible.

Como es de esperar, la mayoría son bancos estadounidenses. Aunque veo también algunos bancos de Francia, Puerto Rico, entre otros países.

Pestaña And Co #8: Shoebox

Te seré sincero: todavía estoy intentando averiguar de qué trata esta sección.

Parece estar relacionado con los correos que mencionamos, pero si te lo afirmo te estaría mintiendo.

Pestaña And Co #9: Notifications

No hay mucho de que hablar aquí.

Cada correo, cada vez que un cliente ve o apruebe algo que enviaste, cada vez que se registre un ingreso o un gasto, verás una notificación en esta pestaña.

Pestaña And Co #10: Support Chat

Esta es otra de las cosas que hace de And Co algo difícil de creer.

Cuenta con un soporte, disponible 18 horas al día, que te ayuda no sólo en cuanto al uso de And Co, sino también con cualquier pregunta respecto a tu negocio freelance.

Son gente de verdad, o como ellos le llaman «Chief Operators». y te atribuyen uno personal al registrarte para resolver cualquier duda que tengas.

Yo no me creía que una aplicación 100% gratuita tuviera un soporte siempre disponible y tuve que escribirles para confirmarlo.

¡Me respondieron en menos una hora!

Demasiado para ser verdad.

Otras Características Y Configuraciones

Respecto a la aplicación como tal, podrás ver los diferentes métodos de pagos, el correo predeterminado al enviar la factura, tus cuentas de banco conectadas a And Co…

Y si quieres eliminar todas las imágenes de And Co, y en vez de, usar tu marca personal o la marca de tu negocio, puedes hacerlo. Sin pagar nadita nadita.

En la sección «Business» podrás modificar lo relacionado con tu ubicación o la ubicación legal de tu negocio o persona que aparece en las facturas.

Las integraciones que incluye And Co por default, son solo 4. Google Calendar, Slack, Zapier y Shopify y aunque parece poco, con Zapier basta.

Una vez integres Zapier tendrás acceso a +1,000 aplicaciones para integrarlas y hacer de tu vida freelance, una vida más…más…automática. (Creo que es el adjetivo más adecuado, ¿verdad?)

Por último, podrás modificar tu información personal cuando gustes, y activar o desactivar las notificaciones en tu explorador (la opción que nos dieron al inicio) y las notificaciones por correo.

Si hay algo que no tenga esta aplicación, la verdad que no sé que es.

Todo lo que puedes imaginar que necesitas como un profesional online o freelancer, lo tiene And Co.

¿Y si hay algo que te gustaría que mejoren o agreguen, adivina que? Tus «Chief Operators» siempre estarán disponibles para escuchar tus recomendaciones.

La mejor herramienta para un freelancer, sin duda.