Cómo y Cuando Despedir a Un Cliente Tóxico (Plantilla Incluida)

El mundo es cruel.

Las vacas mueren, los ríos se secan y las relaciones terminan,  incluyendo las relaciones con clientes.

Pero todo sucede por una razón y realmente no deberías mortificarte cuando te toca hacerlo.

Más aún, cuando es momento de hacerlo lo peor que puedes hacer es no estar preparado para hacer que la separación sea lo más profesional posible para ambas parte.

Les estás dando una mala noticia… quizás.

Pero siempre hay una forma correcta e incorrecta de decirlo.

Hoy veremos la forma correcta, además de saber cuándo es hora de decir adiós y todos los detalles que necesitas para hacer esto de forma profesional y sin dejar resentimientos.

Las Señales Irrefutables De Que Hay Que Decir Adiós

No todas las razones tienen el mismo peso.

Pero te aseguro que si estás familiarizado con una de estas, ya sabes que tienes que ir pensando en tu estrategia de salida.

Comenzando por la más común…

Una filosfía de pago tardía…

O peor, la versión fantasma (aka, el cliente desaparece).

Esta es una imperdonable.

El problema es que se siente tan mal tener que estar escribiéndole a clientes para decirles que las facturas están vencidas, cuando ellos deberían saberlo.

Esto encima de tener el miedo a que te despidan a ti primero por ser tan demandante.

Pero si vas por el mundo ofreciendo tus servicios y tu trabajo confiando en que quizás… probablemente.. algún día el cliente pagará, entonces hay un problema.

Porque aunque no debemos tomárnoslo personal y puede que tu cliente simplemente esté ocupado, tampoco deberías actuar como si nada está pasando.

 «Creo que no hablamos el mismo idioma…»

Una comunicación pobre entre un cliente y tú puede ser la raíz de un millón de problemas.

Tanto de tu parte por no poner la expectativas de lugar desde el primer día o con tu cliente por no presentar sus ideas de la forma adecuada, una mala comunicación puede ser un dolor en el trasero.

Admítelo, hay clientes supremamente malos articulando exactamente lo que quieren en su proyecto o en las tareas que necesitan ser ejecutadas.

Súmale las revisiones a último minuto, mensajes en horarios fuera de oficina y una serie de cosas que irritan a cualquiera.

Vuelvo y repito, puede ser que no hayas comunicado el cliente cuales son las limitantes de antemano.

Pero si a pesar de comunicarlo continúa sucediendo, entonces es hora de comenzar a recoger y preparar la despedida.

Ya no soportas el trabajo que estás haciendo

Es normal tener parte de tu trabajo que no te llene, que no te haga brincar de la cama en la mañana.

Pero si de repente te encuentras aborreciendo todas las tareas y proyectos correspondientes a un cliente en particular es hora de buscar el por qué.

Después de todo decidiste trabajar por ti mismo para disfrutrar tu trabajo un poco más, ¿no?

O para al menos tener un poco más de libertad en cuanto a qué y qué no hacer en tu día a día.

Es normal que te toquen tareas no tan «apetitosas», pero si sucede continuamente comienza a prestarle atención a tus sentimientos, a cómo te sientes con el trabajo que estás haciendo.

Porque aunque un cliente en particular te esté llenando el bolsillo, si no hay esa vibra positiva de tu parte terminarás haciendo un mal trabajo a la larga — y terminarán perdiendo ambas partes.

¿Se está cortando tu curva de aprendizaje?

A mí me gusta lo nuevo. A ti te gusta lo nuevo. Todos nos cansamos de lo mismo y lo mismo.

Cada vez que tienes un nuevo proyecto o un nuevo cliente (o una nueva laptop o lo que sea) tenemos como un rayito de adrenalina en nuestra sangre.

Es esa sensación emocionante de un niño con un nuevo jueguete.

Lamentablemente cuando comenzamos a trabajar con un mismo cliente por meses (o quizás por años) las cosas cambian…

El trabajo se torna monótono, sientes que las horas no pasan y todo esto puede limitar tu crecimiento como profesional.

Es la razón principal por la que despedí a unos de mis primeros clientes. Después de 6 meses simplemente no estaba aprendiendo nada más.

Esto no siempre es una razón definitiva, pero si tómala en cuenta.

Aprende la diferencia entre un proyecto difícil y un cliente difícil

Quiero hacer una pequeña advertencia aquí: hay una distinción importante entre un proyecto que no srive y un cliente que no sirve.

Por ejemplo, si el proyecto realmente es un reto para ti, esto pudiera ser algo bueno.

Precisamente este tipo de proyectos o tareas difíciles es lo que te puede hacer mejorar como profesional (y mejorar tu reputación y darte esas habilidades de resolver problemas que tus clientes siempre apreciarán).

No hay nada como hacer algo difícil y hacerlo bien.

En las palabras de Theodore Rubin, «la felicidad no viene de hacer trabajo fácil sino del resplandor de satisfacción que viene después de conseguir una tarea dificil que demandó lo mejor de nosotros.»

Realmente puede ser una experiencia gratificante lidiar con un proyecto complejo y completarlo.

Pero algo es que la tarea sea compleja y demande creatividad y otra es que el cliente sea complejo y demande creatividad.

La segunda no es tan divertida.

Todos pasamos por un cliente que simplemente demanda demasiado, quiere cambios ilógicos, no quiere pagar a tiempo, no da un brief claro y simplemente no merece nuestra atención.

A ese tipo de clientes le puedes dar banda. Ahora mismo veremos cómo.

Cómo Despedir a Tu Cliente Sin Pasar Como Un Imbécil

Entonces, cuando es tiempo de sentarte y realmente tomar la decision de despedir a un cliente, ¿qué debes tener en cuenta?

Si 1 o 2 de las de razones arribas te suenan familiares,  a continuación te dejo los detalles para que puedas lidiar con la situación y tomar los pasos necesarios para hacer lo que hay hacer.

Y hacerlo ahora.

No tan rápido caballo 🐴

Es claro que no importa la razón, romper una relación de la noche a la mañana no va a terminar bien.

Despedir a un cliente es casi que romper con una pareja.

Es por eso que necesitas comunicar los problemas que estás experimentando con previo aviso.

Comienza a darle indicios de que hay algo que te está molestando y que no todo anda bien. Sea directa o indirectamente.

Hazlo directo si realmente ya tomaste la decisión de que va pa’ fuera. O comienza a dar avisos si todavía lo estás considerando y crees que hay chance de que las cosas mejoren.

El punto es, sé honesto contigo mismo y con tu cliente y dile lo que está pasando. No lo pintes de rosa. Déjales saber tu incomodidad y ya.

Si le haces saber con anticipación que necesitan hacer unos ajustes pues no debería venir como sorpresa si terminas la relación cuando ves que las cosas no cambian.

POR FAVOR, termina con la cabeza en alto

Así como no quisieras terminar una relación y sacarle el dedo mayor a una novia, tienes que asegurarte de terminar las cosas con buen pie.

Si aún no has terminado el trabajo que has hecho para el cliente, toma el tiempo de hacerlo con toda la delicadeza del mundo aunque lo detestes.

No quieres tener una mala reputación en la boca otros en tu espacio.

De hecho,  no sabes si ese mismo cliente termine siendo tu cliente en el futuro o pudiese referirte trabajo de alguna forma u otra.

Tienes que ser lo más profesional posible y no tratar a los clientes de forma incorrecta porque al mismo tiempo estarías dañando tu reputación.

Así que por doloroso que sea, pon la cabeza para abajo y comienza a entrarle a esos proyectos que hacen falta ahora mismo.

Indaga en el por qué y prepara tu razón noble

Probablemente tú simplemente destestas al cliente.

Pero créeme, enviar un correo y decir, «Te odio, bye,» no va a ser bueno para ninguno.

Por eso es importante que redirectes la razón a algo que toque un aspecto emocional en tu vida.

Ojo, no te estoy diciendo que mientas. Pero de seguro ya conoces el común, «no eres tú, soy yo» de las relaciones de pareja.

Aquí aplica lo mismo.

Antes de comprometerte y terminar las cosas con un cliente tienes encontrar una razón interna tuya por la que estás haciendo esto, no puedes echarle toda la culpa al cliente.

Puede ser que quieres indagar otras oportunidades y otras carreras (como era mi caso) o puede que quieras reducir la cantidad de trabajo.

También puede ser que estés haciendo cambios en tu oferta o que simplemente quieres tomarte unas vacaciones del tipo de trabajo que le estás haciendo a este cliente.

Cualquiera que sea esta razón, tenla en tu arsenal para lanzarla en el momento en que el cliente pregunte…

Si es que pregunta.

Porque Te Sorprenderia Saber Lo Que Me Pasó A Mí…

Mi recomendación es que cuando «tires la primera piedra» no digas el por qué.

Te sorprendería saber que dependiendo del tipo de cliente que sea puede que no le interese en lo absoluto.

Mira, por ejemplo, mi caso con el último cliente como asistente virtual que tuve. Estuve intentando hablarlo por teléfono y luego de varios intentos fallidos le dije:

Yo en mi mente pensé que conversaríamos sobre el tema para planearlo y hacerlo en un par de semanas luego…

Pero mira lo que respondió.

LOL.

Claro que si hubiera preguntando el por qué ya lo tenía preparado, pero va para mostrarte que tampoco tienes que reinventar el mundo para despedir a un cliente.

Es cuestión de hacerlo y ya.

Pónsela Fácil

Yo pesonalmente lo hice un tiempo en el que era el adecuado.

Ya teníamos un tiempo buscando a otra persona para que haga mi trabajo de manera que era cuestión de decir adiós.

Pero no siempre es así. Tú irte de un negocio como proveedor de servicios puede interrumpir las operaciones del negocio de una forma u otta.

Por esa razón otras de las cosas que te recomiendo es que:

  1. Busques a alguien de antemano para que te sustituya, o
  2. Le des un tiempo al cliente para buscar a un sustituto, o
  3. Proveas introducciones, sitios web o perfiles de otros freelancers en el área

Toda persona de una manera u otra necesita un sustituto en una empresa.

Por algo estabas tú en primer lugar.

Muestra que te importa porque nadie sabe lo que pueda pasar en un futuro.

Ve Preparado

Así como yo, debes de ir preparado para, idealmente, hablar por el teléfono de ser necesario.

Claro, todo dependerá de la vía de comunicación que comúnmente utilizabas para hablar con tu cliente.

Si nunca han hablado por teléfono entonces pues no tiene sentido.

Por ejemplo, yo solía conversar por Facebook con este cliente, era cuestión de enviarle unos mensajes y ya está.

Los clientes a veces están ocupados y una llamada puede interrumpir sus días.

Pero es tu decisión. El medio es igual (sino más) importante que lo que digas, así que selecciona bien.

Como pienso que lo más comun es correo electrónico vamos a imaginarnos que ese es tu caso.

Ajusta este correo debajo para tu situación en particular y revísalo un par de veces asegurándote que todo suene bien y profesional:

Saludos {Mr. Cliente},

He estado disfrutando todo el trabajo que hemos hecho juntos. Ha sido realmente parte de mi crecimiento como profesional.

Hoy estoy en su bandeja de entrada para hablar de algo distinto.

Ha sido difícil para mí pero he decidido que voy a {entra razón noble} y por ende no podré asistirlo a partir de {Fecha}.

Sé que esto no es ideal para usted y quiero hacer la transición lo más fácil posible. Por eso el tiempo de aviso.

Además de eso me gustaría introducirle a personas que sé que pueden hacer un buen trabajo al yo despedirme.

{nombre #1} y/o {nombre #2} pueden ser ideales para las habilidades que necesita y la cultura de su negocio.

Estaré feliz de introducirlos de ser necesario. Mientras tanto puede visitar sus páginas en nombre1.com y nombre2.com.

Me deja saber cualquier pregunta que tenga y estaré feliz de ayudar como pueda.

Con respeto,
{name}

Un final feliz

En mi caso en particular terminar una relación fue realmente intidamente. No tenía otros ingresos seguros en ese entonces y sinceramente hasta mi mamá me andaba preguntando por qué lo hice.

Pero poco después de despedir a ese cliente cerré un contrato de 6 veces más grande que el que tenía…

Imagínate tú.

Eso va para mostrarte que a veces la vida te tiene otras cosas preparadas y no las recibes por el miedo a dejar lo que ya tienes.

Así que si te toca despedir a un cliente, aunque creas que no es el momento correcto, termina la relación.

Mejores cosas te esperan en el futuro cuando estás dispuesto a dejar ir.

Si crees que a tus amigos les puede resultar útil, por favor, compártelo - Te lo agradeceríamos mucho.

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